Timesafe er en cloud-baseret platform. Den håndterer mere end 100 forskellige slags tekniske anlæg og installationer, der kan forbindes let og hurtigt til en kundes konto og dermed tages i brug med det samme.

Værktøjet giver altså et centralt overblik over alle tekniske anlæg og installationer i en ejendom. Et overblik, man har haft stærkt et ønske om at få i Odder Kommune sammen med indkøbet af energistyresystemet EnergyKey fra KMD.

"Hvis ikke vi ved, hvad vi har af tekniske anlæg og installationer i vores bygninger, kan vi ikke forbedre driften og reducere energiforbruget af dem. Og hvis ikke, alle relevante anlæg er koblet op på vores nye energistyresystem, udnytter vi ikke potentialet til fulde. Skal vi arbejde kvalificeret og bevidst med vores energiledelse, er det derfor nødvendigt med et opdateret og retvisende overblik", siger Claus Colding, funktionsleder ved Odder Kommune.

Når overblikket over kommunens tekniske anlæg er dannet, kan arbejdet med at få de relevante tekniske anlæg koblet op på EnergyKey påbegyndes. På den måde supplerer og styrker de to systemer hinanden: Timesafe giver fyldestgørende dokumentation af de tekniske anlæg samt de løbende service- og vedligeholdelsesaktiviteter. Energy Key opsamler løbende data om energiforbruget.

"Kombinationen af Timesafe og Energy Key bliver stærk og vil fungere som et godt fundament for os i det fremtidige arbejde. Både i forhold til vores energiledelse, men også til vores drift og vedligehold i øvrigt", siger Claus Colding.

Fotokredit: Odder kommune

Små skridt mod store forandringer

Implementeringen af nye systemer er ofte udfordrende i større organisationer. Derfor har der fra starten af også været et stærkt fokus på at skabe en enkel proces i Odder Kommune.

Den system-tekniske opsætning og tilretning af Timesafe-platformen blev klaret på en enkelt arbejdsdag. Da det var på plads, deltog relevante medarbejdere fra Odder Kommune i en opstartsworkshop. Her delte Timesafes salgschef Jakob Fogde og partner Steen Olsen ud af erfaringer og viden fra andre kommuner.

"Opstartsworkshopsene var både konkrete og effektive. Vi fandt bl.a. ud af, hvor vigtigt det er, at alle er afstemte omkring, hvad god navngivning egentlig er. Med en fast rød tråd i vores navngivning af de tekniske anlæg kan vi melde klart og tydeligt ud til vores egne teamkoordinatorer, tekniske servicemedarbejdere og vores forskellige leverandører, hvad vi ønsker”,​ siger Kristina Andersen. Hun er projektleder ved Fælles Drift & Service, Kommunale Bygninger og den formelle systemejer af Timesafe i Odder Kommune.

Med et godt fundament og en god indledende proces som afsæt blev alle tekniske servicemedarbejdere i Odder Kommune inviteret til møde, hvor de blev introduceret for Timesafe. De tekniske servicemedarbejdere er nemlig vigtige brikker i registreringsprocessen, men skal også bruge Timesafe fremadrettet efter registreringsforløbet.

"En vigtig del af vores succeskriterium for Timesafe er, at få skabt tilfredshed med værktøjet blandt alle vores tekniske servicemedarbejdere. Derfor er det også vigtigt for os, at de bliver inddraget tidligt i processen. De skal kunne se, at det giver dem noget", s​iger Claus Colding.

Den sidste del af registreringsprocessen er stadig i gang i Odder Kommune. Her knokler et helt korps af engagerede tekniske servicemedarbejdere med at kortlægge anlæggene på de ejendomme, de arbejder på.

I stedet for at starte med at registrere samtlige 100 forskellige tekniske anlæg, som Timesafe aktuelt understøtter, har Odder Kommune lavet en konkret prioritering af indsatsen. Prioriteringen tilgodeser både energiledelsen, en håndfuld brandrelaterede anlægstyper samt alle Odder Kommunes elevatorer.

For Odder Kommune har en vigtig konstatering været, at det samlet set går hurtigst fremad med energiledelsen, hvis der tages små skridt til at starte med.

- Jeg synes, at vi har fået etableret en rigtig god proces, som vi alle kan forstå, følge med i og håndtere, slutter Claus Colding.

Læs mere om projektet og Timesafe-værktøjet her.