Bæredygtige offentlige indkøb er ikke noget, der kommer af sig selv. Man skal arbejde for det, skabe en struktur, nye arbejdsgange og forankre det i organisationen.

Mest af alt skal medarbejderne på en rejse. Og for nogen vil det indebære store kulturændringer og en udvidelse af den faglige horisont.

For Odense Kommune startede arbejdet med social ansvarlighed og miljømæssig bæredygtighed i offentlige indkøb for en del år tilbage.

FN’s Verdensmål for Bæredygtig Udvikling havde allerede vundet sit indtog i Danmark, og Odense Kommune nedsatte Verdensmålsudvalget og en række initiativer, som skulle styrke Kommunens grønne omstilling.

Men måden at bruge Verdensmålene på i offentlige udbud stod endnu uklart – til trods for den stigende politiske prioritering.

Arbejdet og ansvaret for at indtænke bæredygtighed var spredt ud på de mange medarbejdere i udbudsafdelingen og uden noget centralt anker, som skulle sikre, at politikernes stigende ambitioner også blev ført sikkert i mål i kontrakterne.

Derfor valgte en gruppe dedikerede medarbejdere i Udbud & Kontraktstyring i Odense Kommune at udvikle Verdensmålsskemaet.

Det bestod af en miniudgave af FN's 17 mål, som med et hurtigt overblik skulle præsentere udbudskonsulenterne for de enkelte måls overskrifter, relevans for den danske kontekst og eksempler på indsatser, man kunne forestille sig, at en leverandør kunne arbejde med.

Det oprindelige formål var at finde en metode til at strukturere leverandørernes kvalitative besvarelser på udbudsmaterialet efter nogle ensartede rammer og overskrifter.

Med dette arbejde var kimen også lagt til et større arbejde med interne procesbeskrivelser, nye arbejdsgange og dagsordener.

Det hele faldt sammen med, at der fra politisk side blev prioriteret ressourcer til to bæredygtighedskonsulenter i afdelingen, som skulle sikre at FN’s Verdensmål blev indtænkt i alle relevante udbud.

Fra redskab til metode

Med tiden har Verdensmålsskemaet udviklet sig fra at være et redskab, som giver overblik og struktur på tilbudsbesvarelserne, til at være en Verdensmålsproces, hvor de 17 verdensmål danner grobund for dialog med tilbudsgivere.

Målet er at identificere, kvalificere og implementere bæredygtige løsninger.  Odense Kommunes arbejde med at integrere FN’s Verdensmål i bæredygtige indkøb forløber i fem faser, som du kan læse mere om nederst på siden. 

For Odense Kommune har rejsen mod bæredygtighed, som en naturlig genstand i offentlige udbud, været præget af en organisatorisk omstilling, kulturændring og lyst til at fremhæve sig som en kommune, der sætter ambitiøse mål – og når dem.

Arbejdet er langt fra slut, men Odense Kommune er godt på vej og glæder sig over de succeser, de opnår og den medvind som både medarbejdere og leverandører giver til rejsen.

Grafik: Odense Kommunes 5-trins raket til at arbejde med FN’s Verdensmål i bæredygtige indkøb

1. Identificér:

Når et nyt udbud starter op, indkalder udbudskonsulenten alle fagområder i Udbud & Kontraktstyring til et kort, internt opstartsmøde, hvor erfaringer og nye løsninger drøftes. Verdensmålsskemaet danner udgangspunkt for arbejdet med bæredygtighed og er det sted, hvor den første inspiration hentes.

Det første skridt er derfor, at bæredygtighedskonsulenten foretager en risikoafdækning, som indebærer en del research af markedet i forhold til kendte risici, bæredygtige produkter/ydelser og mulighed for påvirkning. Her kontaktes også brancheorganisationer eller andre, som måtte have en viden om emnet og den specifikke branche.

Bæredygtighedskonsulenten skal sikre, at alle relevante aspekter vedrørende udbuddet og Kommunens politiske forpligtelser overholdes. Det tæller bl.a. at orientere sig mod politiske beslutninger, POGI's Indkøbsmål, elementer af cirkulær økonomi og genanvendelse, samt miljømærkede produkter og ydelser.

Udbudskonsulenten mødes med bæredygtighedskonsulenten i den mellemliggende periode for at drøfte bæredygtighed yderligere, og der forberedes materiale til de kommende markedsdialoger.

2. Risikoafdækning:

Den anden fase indebærer to trin, som skal hjælpe med at kvalificere, at de indledende overvejelser og fund også kan imødekommes af markedet.

Odense Kommune har vedtaget en politisk beslutning om, at alle relevante udbud skal i Verdensmålshøring, hvilket indebærer, at Verdensmålene drøftes på dialogmøder med potentielle tilbudsgivere.

Bæredygtighed - både sociale og miljømæssige aspekter - sidestilles med de øvrige kontraktvilkår og har sit eget dagsordenspunkt. Her drøftes de emner, som blev identificeret i første trin og leverandørerne kommer ofte med ny viden om både produkter og ydelser.

3. Kvalificér:

Feedbacken fra dialogmøderne bæres videre over i det tredje trin, hvor den nye (og nogle gange modstridende) viden fra virksomhederne bliver omsat til konkrete spørgsmål, som man ønsker at trykprøve/kvalificere ved en skriftlig høring.

Formålet kan være at indsamle mere viden om emnet eller undersøge, hvor stor en andel af markedet, der kan levere, den ønskede løsning. Men spørgsmålene kan også være formuleret således, at konkrete krav eller konkurrenceparametre trykprøves i markedet inden de stedfastes i udbudsmaterialet.

4. Implementér:

Fjerde skridt på rejsen handler om at få omsat ønsker og idéer til konkrete krav og kriterier. Oftest vil bæredygtighed blive implementeret som en kombination af mindstekrav og konkurrenceparametre og nogle vil være lettere at dokumentere og følge op på end andre.

Overordnet set er det oplevelsen, at leverandørerne tager godt imod det øgede fokus på bæredygtighed, og gerne vil levere nye og spændende løsninger.

5. Kontraktstyring

Det sidste skridt på rejsen mod bæredygtige offentlige indkøb er en opfølgning på leverandørernes forpligtelser og den interne compliance på aftalerne: hvordan sikres det, at de bæredygtige løsninger vælges og prioriteres på de decentrale indkøbskontorer. Dette arbejde udmønter sig typisk gennem kontrakstyring.