Energiforum Danmarks privatlivspolitik - Sådan bruger og opbevarer vi medlemsdata

Hvilke oplysninger har vi?

For alle virksomhedsmedlemmer af Energiforum Danmark, registreres der alene erhvervsmæssige kontaktoplysninger, og de er ikke omfattet af persondataforordningen.

For studerende, personlige medlemmer og senior-medlemmer opbevarer vi følgende personhenførbare oplysninger:

Navn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse.

Hvordan bruger vi de oplysninger, vi har?

I Energiforum Danmark indsamler, registrerer, sagsbehandler, opdaterer, videregiver og sletter vi de medlemsoplysninger, også de personhenførbare, der er nødvendige for at kunne gennemføre vores aktiviteter, fx arrangementer, netværksmøder og udsendelse af nyhedsbreve.

Oplysningerne behandles både elektronisk og manuelt.

Foreningen behandler ikke oplysninger af særlig karakter.

Foreningen foretager ikke logning på brugerniveau af besøgende på hjemmesiden.

Endvidere behandles oplysning om medlemskabet og deltagelsen i foreningens aktiviteter og arrangementer.

Hvordan opbevarer vi data, hvem har adgang til dem, og hvornår slettes de?

Alle medlemmer registreres i vores regnskabssystem (database). Adgang til systemet er beskyttet med login og password og kan kun tilgås af relevant personale.

Medlemmer kan skrives på en række netværkslister efter eget ønske. Listerne opdateres løbende. Listerne kan kun tilgås af sekretariatet, men omdeles evt. internt i det enkelte netværket. Man slettes automatisk efter udmeldelse eller efter ønske.

I vores nyhedsmail-program er alle medlemmer og modtagere af nyhedsbrev registreret med navn og e-mail-adresse og evt. telefon-nummer. Adgang kræver login. Man slettes automatisk efter udmeldelse eller efter ønske.

I forbindelse med arrangementer figurer man med navn og evt. virksomhed på deltagerlister. Disse opbevares i 2 år efter arrangementet. Man giver i forbindelse med tilmelding tilsagn om at figurere på deltagerlister og man kan ønske ikke at figurere på deltagerlisten.

Vi tager ofte situationsfotos fra konference og arrangementer. Billederne bruges på hjemmeside, i magasin og på sociale medier, men man kan i forbindelse med tilmelding til arrangementer frabede sig fotografering

Tekniske sikkerhedsforanstaltninger

Vores systemer sikrer at medarbejderne kun har adgang til de data de har brug for i deres arbejde

Der er alene adgang til arbejdsstationer med individuelt brugernavn og password

Arbejdsstationer har screensaverpassword, og der er installeret antivirusprogram

Adgang er baseret på bruger-id og et personligt password, der er minimum antal tegn

Der foretages kontrol med afviste adgangsforsøg

Se den fulde privatlivspolitik her